AI az értékesítésben: az ügyfélkereséstől a CRM-frissítésig

Egy cég új telephelyet nyit, külföldi piacra lép, vagy ügyfélszolgálati munkatársakat keres. Az értékesítő számára ezek a hírek akkor hasznosak, ha időben észreveszi őket, és felismeri, hogyan kapcsolódhat hozzájuk a saját ajánlata. Ehhez rendszeresen kell cégeket keresni, híreket olvasni és a korábbi kapcsolatfelvételeket ellenőrizni.

Megfelelő keresési forrásokhoz, hírfigyeléshez, CRM-hez és levelezéshez kapcsolva egy AI-ügynök ezt a munkát önállóan is végezheti. Új célcégeket találhat, megvizsgálhatja az ajánlat relevanciáját és a megkeresés időzítését, felveheti a cégeket a CRM-be, majd elindíthatja és követheti a kommunikációt. A folyamat a vállalkozás igényeihez igazítható; a CRM-frissítést például HubSpottal, a levelezést Gmaillel lehet összekapcsolni.

A csapat az induláskor meghatározza a célpiacot, az ajánlatot és a működési szabályokat. Ezek alapján az ügynök rendszeresen dolgozhat: nem kell minden új keresést, cégfelvételt vagy engedélyezett megkeresést külön elindítani és jóváhagyni.

Új célcégek keresése kész lista nélkül

Az ügynöknek először azt kell tudnia, mit értékesít a vállalkozás, milyen problémára kínál megoldást, és kiknek lehet hasznos az ajánlat. A keresést az iparág, a földrajzi terület, a cégméret és a kizárási feltételek szűkítik. Egy hazai középvállalatoknak szánt szolgáltatásnál például nem érdemes olyan országokban keresni, ahol a szolgáltató nem vállal munkát.

Ebből a célprofilból kiindulva az ügynök keresőszolgáltatások, céges weboldalak, szakmai cégjegyzékek és hozzáférhető üzleti adatforrások segítségével kereshet új vállalkozásokat. Ellenőrzi, mivel foglalkoznak, hol működnek, és az ajánlat mely része lehet számukra releváns. Jelzi, ha egy adat hiányzik vagy bizonytalan; nem talál ki létszámot vagy kapcsolattartót.

Így a folyamat akkor is elindulhat, ha még nincs összeállított céges lista. A meglévő CRM-adatok közben segítenek kiszűrni a már kezelt ügyfeleket, az aktív tárgyalásokat és azokat, akik nem kérnek több megkeresést.

Céges hírek és változások követése

A rendszeres hírfigyelés új célcégeket is találhat, és a már ismert vállalkozásokról is hozhat friss információt. Az ügynök a beállított ütemezés szerint átnézi a kiválasztott hírforrásokat, a céges közleményeket és az álláshirdetéseket. A hírekben szereplő cégeket összeveti a célprofillal és a CRM-mel.

Egy új telephely nyitása vagy az új piacra lépés bővülő működésre, új beszállítói igényekre utalhat.
Az álláshirdetések megmutathatják, melyik csapatot vagy szakterületet bővíti a cég.
Egy befektetés vagy felvásárlás új projektekhez teremthet hátteret.
Vezetőváltáskor változhatnak a prioritások és az illetékes kapcsolattartók.

Minden érdemi jelzés mellé elmenti a forrást és a dátumot. Külön kezeli, mikor jelent meg a hír, és mikor történt vagy várható maga az esemény. Egy régi bejelentés újraközlése így nem lesz automatikusan friss megkeresési indok. A fontos állításokat lehetőség szerint a cég saját közleményével is összeveti.

Illik-e az ajánlat a céghez, és most érdemes-e jelentkezni?

Az ajánlat relevanciáját és az időzítést külön kell mérlegelni. Egy vállalkozás illeszkedhet a célcsoportba anélkül, hogy most lenne oka változtatni. Egy nagy sajtóvisszhangot kapó cég pedig lehet teljesen érdektelen az adott szolgáltatás szempontjából.

Az ügynök először összekapcsolja a cég tevékenységét azzal a problémával, amelyre az ajánlat megoldást adhat. Ezután vizsgálja az aktualitást: mi változott, mennyire friss az információ, érinti-e az illetékes csapatot, és mikor volt az utolsó kapcsolatfelvétel. Egy hír önmagában nem bizonyít vásárlási szándékot. A bővülés lehet tény, a vele járó adminisztrációs teher növekedése viszont egyelőre csak feltételezés.

A beállított feltételek alapján az ügynök elindíthatja a megkeresést, további figyelésre jelölheti a céget, vagy kizárhatja a keresésből. Ha a cég releváns, de nincs időszerű apropó, rögzítheti, milyen új esemény vagy későbbi időpont indokolna újabb értékelést. Ellentmondó információnál további forrást kereshet, vagy kérheti az értékesítő döntését.

Cégfelvétel és adatfrissítés a CRM-ben

A megfelelőnek ítélt vállalkozásokat az ügynök önállóan felveheti például a HubSpotba. Előbb a domain és a céges azonosítók alapján ellenőrzi, van-e már hozzájuk rekord. Ha van, azt egészíti ki; ha nincs, új cégadatlapot hoz létre. Új hír miatt nem indít párhuzamos megkeresést egy már folyamatban lévő értékesítői beszélgetés mellett.

A csapat a cég neve mellett azt is látja, miért került a látókörébe:

Weboldal, iparág, működési terület és ellenőrzött, elérhető kapcsolattartói adatok.
A releváns hír rövid összefoglalója, forráslinkje, megjelenési és eseménydátuma.
Az ajánlat kapcsolódása, az időzítés indoka és a még bizonytalan feltételezések.
Aktuális állapot, felelős, következő teendő és annak időpontja.

Egy új célcég felvétele még nem jelent igazolt üzleti lehetőséget. A státusz jelzi, hogy kutatás alatt álló, megkereshető vagy már érdeklődő cégről van-e szó. Ha hiányzik a megfelelő elérhetőség, a rekord további kutatásra várhat, miközben az összegyűjtött háttér megmarad.

Szemléltető példa: bővülő cég és ügyfélszolgálati automatizálás

Az alábbi példa egy lehetséges működést mutat be, nem egy konkrét ügyfélprojekt eredményét. Egy vállalkozás új piacra lépést jelent be, és ügyfélszolgálati munkatársakat keres. Az ügynök egy ügyfélszolgálati automatizálást kínáló szolgáltató számára figyeli a piacot.

Megtalálja a bejelentést és az álláshirdetést, ellenőrzi a dátumokat és a cég kilétét.
Megnézi, illeszkedik-e a vállalkozás a szolgáltató célpiacához, és milyen ügyfélkiszolgálást végez.
Lehetséges alkalmazásként rögzíti az ismétlődő ügyfélkérdések megválaszolásának automatizálását. A növekvő terhelést feltételezésként kezeli.
Létrehozza vagy kiegészíti a HubSpot-cégadatlapot a forrásokkal, az értékeléssel és a következő lépéssel.
Ha az időzítés és a küldési feltételek is megfelelőek, rövid bemutatkozó e-mailt küld, majd naplózza a megkeresést.

Az üzenet hivatkozhat a bejelentett bővülésre, és rákérdezhet, aktuális-e az ismétlődő ügyfélkérdések kezelésének egyszerűsítése. Nem állítja tényként, hogy a cég túlterhelt vagy elégedetlen a jelenlegi rendszerével. Ha nincs elég információ a megkereséshez, az ügynök tovább figyeli a céget.

Önálló megkeresés és következetes utánkövetés

A megkeresés a kutatásra épül: röviden megnevezi az apropót, a kapcsolódó ajánlatot és egy egyszerű következő lépést. Az ügynök a beállított feladói fiókból, például Gmailen keresztül küldheti el a megkeresést, majd rögzíti az üzenetet és a küldés időpontját a CRM-ben.

Az önálló működéshez előre rögzíteni kell, milyen cégek és címzettek kereshetők meg, milyen állításokat használhat az ügynök, hány levél mehet ki, és mikor kell leállnia. A feltételeknek megfelelő kutatás, CRM-frissítés és küldés ezután külön jóváhagyás nélkül történhet. A csapat a kivételekkel és az érdemi érdeklődésekkel foglalkozik.

Ha nem érkezik válasz, az ügynök a megadott várakozási idő és próbálkozási limit szerint küldhet utánkövető levelet. Válasz esetén leállítja az automatikus utánkövetést, és a tartalom alapján folytatja a beszélgetést. Leiratkozáskor vagy sikertelen kézbesítéskor lezárja a küldést. A „most nem aktuális” választ rögzítheti egy későbbi kapcsolatfelvételi időponttal.

Válaszkezelés, időpont-egyeztetés és értékesítői átadás

Egyszerű kérdésre az ügynök az elfogadott termék- és szolgáltatásinformációk alapján válaszolhat. Naptárkapcsolattal szabad időpontokat ajánlhat, egyeztetheti a találkozót, és frissítheti a CRM-et. Az egyedi árazást vagy szerződéses vállalást igénylő ügyeket és az összetett szakmai kérdéseket az illetékes értékesítőnek adja át.

Az átadáshoz összefoglalja, honnan került elő a cég, mi indokolta a megkeresést, milyen levelek mentek ki, és mit válaszolt a címzett. Az értékesítő így az eddigi beszélgetésre építhet, és rögtön a nyitott kérdéssel foglalkozhat.

A meglévő rendszerekhez kapcsolva

A HubSpot a céges adatokat, előzményeket és feladatokat kezelheti, a Gmail a levelezést, a csatlakoztatott kereső- és hírforrások pedig az új információt adják. A teljes folyamatot az ezekhez hozzáférő, beállított szabályok szerint dolgozó ügynök kapcsolja össze. Ugyanez más CRM-mel, levelezéssel és naptárral is kialakítható a rendelkezésre álló integrációktól függően.

A bevezetést érdemes egy célcsoporttal és egy ajánlattal kezdeni. A csapat a kezdeti találatokon ellenőrizheti, mennyire jó a célzás, megalapozott-e az időzítés, és használhatóak-e a CRM-be kerülő adatok. A működést a releváns új cégek, az érdemi válaszok, a létrejött beszélgetések és a megtakarított kézi kutatómunka alapján lehet értékelni.

Mit kap az értékesítési csapat?

Folyamatosan frissülő célcéglistát, megindokolt megkereséseket és visszakereshető előzményeket. Az AI-ügynök elvégezheti az ügyfélkereséstől az utánkövetésig tartó ismétlődő munkát, az értékesítő pedig a konkrét igények tisztázására és az üzleti kapcsolat építésére fordíthatja az idejét.

A megvalósításról az AI-ügynökök vállalkozásoknak oldalon talál további információt. Egy közös folyamatfeltárás során meghatározhatjuk, hol érdemes célcégeket keresni, és mely lépéseket végezze önállóan az ügynök.