„Nálunk nincs AI.” Biztos benne?
A munkatársak már használhatnak AI-t akkor is, ha a cég még nem vezette be. Öt kérdés, amellyel tisztázhatja a gyakorlatot és a csapat képzési igényeit.
Egy elképzelt kisvállalatnál hétfő reggel az értékesítő a ChatGPT-vel fogalmaz át egy ajánlatot. Az irodavezető egy hosszú beszállítói dokumentumról kér összefoglalót. Egy harmadik kolléga egy videóhíváshoz bekapcsolja az automatikus AI-jegyzetkészítést. A tulajdonos közben azt mondja egy üzleti találkozón: „Nálunk még nincs AI, majd később foglalkozunk vele.”
A munkatársak gyorsabban szerettek volna végezni. Nem indítottak bevezetési projektet, és lehet, hogy előfizetést sem kértek. Néhány különálló próbálkozásból mégis napi munkaszokás lett. A cég pedig úgy kezdett el AI-t használni, hogy erről nem született közös döntés.
Vezetőként érdemes utánajárnia, előfordul-e hasonló az Ön cégében. Már egy rövid beszélgetésből is kiderülhet, hol segít az AI, milyen kérdéseket kell tisztázni, és mire lenne érdemes felkészíteni a csapatot.
Az AI egy-egy feladaton keresztül kerül be a cégbe
Egy nehezen induló ügyféllevél vagy egy idegen nyelvű leírás elég lehet az első próbához. Ha a válasz használhatónak tűnik, a kolléga legközelebb is ugyanahhoz az eszközhöz fordul. Később már egy teljes levélváltást vagy táblázatot ad meg, mert abból pontosabb választ remél.
AI-funkció a már használt szoftverben is megjelenhet: például szövegjavaslatként vagy megbeszélés-összefoglalóként. Ezért a céges előfizetések listája önmagában nem mutatja meg, hogyan dolgoznak a munkatársak. Azt is meg kell nézni, mely funkciókat használják ténylegesen, és mire.
A jelenség nem pusztán feltételezés. A Melbourne-i Egyetem és a KPMG 2025-ös nemzetközi kutatásában a megkérdezett munkavállalók 58 százaléka számolt be arról, hogy tudatosan használ AI-t a munkájában. A 47 országra kiterjedő felmérés nem a magyar kkv-k használati arányát méri, de indokolttá teszi, hogy a vezető a saját csapatánál is rákérdezzen a gyakorlatra.
Amit a kész dokumentumból nem lehet látni
A vezető általában az elkészült ajánlatot vagy összefoglalót látja. Abból nem derül ki, hogy céges vagy személyes fiókban készült-e, milyen adatokat másoltak be, és ellenőrizte-e valaki az AI állításait. A vállalat által nem ismert vagy nem jóváhagyott AI-használatra szokás a shadow AI kifejezést használni.
Ezeket a részleteket azért érdemes megismerni, mert eltérő döntést igényelnek. Egy nyilvános termékleírás átfogalmazásánál főleg a szöveg pontosságát kell ellenőrizni. Egy ügyfélpanasz vagy belső árazási táblázat használatánál előbb azt kell tisztázni, hogy az adott adat bekerülhet-e a kiválasztott eszközbe. Az eszköz neve önmagában nem ad választ: számít a fiók típusa, a beállítás, a szolgáltatási feltétel és a céges szabály is.
A beszélgetés hasznos módszereket is felszínre hozhat. Lehet, hogy egy kolléga már jól előkészíti a heti jelentést, de a többiek nem tudnak róla. Ha megismerik a munkamenetét, közösen eldönthetik, hol érdemes átvenni, és mely pontokon kell ellenőrizni az eredményt.
Mi köze ehhez az EU AI Act 4. cikkének?
Az AI-jártasság kérdése hétköznapi irodai használatnál is felmerül. Az Európai Bizottság tájékoztatója külön foglalkozik azokkal a cégekkel, ahol a munkatársak például reklámszöveghez vagy fordításhoz használják a ChatGPT-t. A tájékoztató szerint őket is fel kell készíteni a használat sajátos kockázataira, például a kitalált állítások felismerésére.
A hivatalos AI-projekt hiánya ezért nem elegendő annak eldöntéséhez, hogy a vállalkozásnak van-e teendője. A tényleges használatot és a szervezet szerepét kell megvizsgálni. A 4. cikk az AI-jártasság fejlesztését támogató intézkedésekről szól; nem ír elő mindenkinek azonos tanfolyamot. A követelményeket és a dokumentálás szempontjait az EU AI Act 4. cikkéről szóló útmutatónk részletezi.
Öt kérdés a csapatnak
Kezdjen egy rövid megbeszéléssel egy olyan csapatnál, ahol sok levéllel vagy dokumentummal dolgoznak. Mondja el, hogy szeretné megérteni a bevált módszereket és tisztázni a bizonytalanságokat. A kollégák el tudják mesélni a munkamenetet anélkül, hogy megmutatnák a személyes fiókjuk előzményeit. Példának válasszanak kitalált vagy megfelelően előkészített anyagot.
- Milyen munkafeladathoz próbáltak már AI-t használni?
Kérjen konkrét példát a legutóbbi alkalomról. Egy „ügyféllevelekhez használom” válasznál többet mond, ha kiderül, hogy a kolléga hangnemet javít, teljes választ készíttet, vagy egy hosszú előzményt foglal össze. - Melyik eszközt, milyen fiókkal használják?
Térjenek ki a saját előfizetésekre és a meglévő szoftverek AI-funkcióira is. Ebből látszik, hol van közös hozzáférés, és hol kell még eldönteni, hogy az adott megoldás használható-e munkára. - Milyen információt adnak meg az eszköznek?
Elég az adat jellegét megbeszélni: nyilvános szöveg, ügyféladat, belső dokumentum vagy pénzügyi adat. A nevek törlése után is maradhat olyan részlet, amelyből egy ügyfél vagy üzleti helyzet azonosítható. - Honnan tudják, hogy a válasz felhasználható?
Kérdezzen rá, mit ellenőriznek, milyen forrásból, és ki hagyja jóvá a végső anyagot. Beszéljenek arról is, mi történik, ha az AI meggyőzően fogalmaz, de egy számot vagy feltételt megváltoztat. - Miben segítene egyértelműbb útmutatás vagy gyakorlás?
Kérjen példát arra is, amit valaki bizonytalanság miatt inkább nem próbált ki. Lehet, hogy jobb hozzáférés hiányzik, egy adatkezelési kérdésre várnak választ, vagy nem tudják, hogyan ellenőrizzék a kapott eredményt.
A válaszokból készítsen egy rövid feljegyzést: feladat, eszköz és fiók, felhasznált adatok, ellenőrzés, nyitott kérdés. A tisztázandó ügyek mellé írják oda, ki fog utánajárni. Így a megbeszélés után a munkatársak is tudják, mikor és kitől várhatnak választ.
A válaszokból lesz használható képzési terv
Az összegyűjtött helyzetek megmutatják, mit kell vezetőként rendezni, és mit érdemes együtt gyakorolni. Ha nincs megfelelő hozzáférés, annak biztosítása külön feladat. Ha egy eszköz használati feltételei bizonytalanok, előbb azokat kell tisztázni. A képzés ezekre a döntésekre épülhet.
| Amit megtudott | Vezetői döntés | Hasznos gyakorlat |
|---|---|---|
| Saját fiókokban készülnek ügyféllevelek. | Tisztázzák, melyik eszköz és fiók használható, milyen adatokkal. | Egy levél előkészítése úgy, hogy csak az engedélyezett adatok kerüljenek az eszközbe. |
| Az AI összefoglalóit az eredeti dokumentum nélkül olvassák. | Határozzák meg, mely állításokat kell összevetni a forrással, és ki ellenőrzi őket. | Kihagyott feltétel vagy megváltozott jelentés felismerése egy összefoglalóban. |
| Egy kolléga bevált módszerét a többiek nem ismerik. | Nézzék meg, milyen feladatokra vehető át a módszer, és milyen hozzáférés kell hozzá. | A kolléga bemutatója után mindenki próbálja ki a módszert egy új példán. |
A gyakorlat végén kérje meg a résztvevőket, hogy mondják el, miből vették észre a problémát, és hogyan javították ki. Ebből kiderülhet, hol kell még egy példa vagy érthetőbb belső útmutató. A feladatot már a cég által elfogadott eszközben, az engedélyezett adatokkal végezzék el, hogy a tanult módszert később is használni tudják.
Egy kolléga sokat tudhat a jó kérdések megfogalmazásáról, miközben kevés tapasztalata van a forrásellenőrzésben. Másnak az első lépésekhez kell segítség. A tényleges munkapéldák alapján el lehet dönteni, mely témákat érdemes közösen átvenni, és hol van szükség külön gyakorlásra.
Kezdje egy csapattal és egy visszatérő feladattal
Válasszon egy rendszeresen előforduló munkát, például az ügyféllevelek előkészítését. Beszéljék végig az öt kérdést, rendezzék a hozzáféréssel és az adatokkal kapcsolatos nyitott ügyeket, majd próbáljanak ki egy közösen megbeszélt munkamenetet. A következő csapatnál már ezekből a tapasztalatokból indulhatnak ki.
A QvAI gyakorlati vállalati AI-oktatása a résztvevők feladataihoz és a szervezet által használt eszközökhöz igazodik. Ha már összegyűlt néhány helyzet, amelyben a csapat segítséget kér, ezek jó kiindulópontot adnak a képzési tervhez.